國(guó)家林業(yè)局關(guān)于印發(fā)《退耕還林工程檔案管理辦法》的通知

林退發(fā)〔2015〕38號(hào) 

國(guó)家林業(yè)局關(guān)于印發(fā)《退耕還林工程檔案管理辦法》的通知

各有關(guān)省、自治區(qū)、直轄市林業(yè)廳（局），新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)林業(yè)局：

    為進(jìn)一步規(guī)范退耕還林工程檔案管理工作，適應(yīng)新一輪退耕還林工程實(shí)施的需要，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》等法律法規(guī)以及《林業(yè)重點(diǎn)工程檔案管理辦法》、《新一輪退耕還林還草總體方案》的要求，我局研究制定了《退耕還林工程檔案管理辦法》（見(jiàn)附件），現(xiàn)印發(fā)給你們，請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行。

                                                    國(guó)家林業(yè)局                                                    2015年4月2日

第一章  總  則

    第一條  為規(guī)范退耕還林工程檔案管理工作，更好地為新一輪退耕還林工程建設(shè)服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》等法律法規(guī)以及《林業(yè)重點(diǎn)工程檔案管理辦法》、《新一輪退耕還林還草總體方案》的要求，制定本辦法。

    第二條  本辦法適用于國(guó)務(wù)院批準(zhǔn)實(shí)施的退耕還林工程檔案管理工作。

    第三條  退耕還林工程檔案管理工作是退耕還林工程建設(shè)的重要基礎(chǔ)工作，應(yīng)將其納入工程管理的全過(guò)程，與工程建設(shè)同步實(shí)施。

    第四條  退耕還林工程檔案是部門(mén)或單位檔案全宗中不可分割的重要組成部分，必須與其他門(mén)類(lèi)的檔案（文書(shū)檔案、財(cái)會(huì)檔案、設(shè)備檔案等）一起實(shí)行集中統(tǒng)一管理。

    第五條  退耕還林工程檔案管理工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則。國(guó)家林業(yè)局監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)全國(guó)的退耕還林工程檔案管理工作；縣級(jí)以上地方各級(jí)林業(yè)主管部門(mén)監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)轄區(qū)內(nèi)的退耕還林工程檔案管理工作，并在業(yè)務(wù)上接受上級(jí)林業(yè)主管部門(mén)和同級(jí)檔案行政管理部門(mén)的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。

    第六條  退耕還林工程檔案管理工作實(shí)行領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，分管工程的負(fù)責(zé)人要對(duì)工程檔案管理工作負(fù)全責(zé)。

    第七條  各級(jí)林業(yè)主管部門(mén)要保證開(kāi)展工程檔案管理工作的所需資金、設(shè)施和設(shè)備。有條件的地方應(yīng)開(kāi)展檔案管理的電子化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。

第二章  檔案管理制度

    第八條  各級(jí)林業(yè)主管部門(mén)要根據(jù)退耕還林工程特點(diǎn)建立健全工程文件材料的整理、保管、利用、保密、鑒定、銷(xiāo)毀等管理制度。

    第九條  檔案管理制度要根據(jù)內(nèi)容分別張貼于檔案庫(kù)、檔案辦公室、檔案閱覽室等墻上醒目之處，切實(shí)起到時(shí)刻警醒和對(duì)照標(biāo)準(zhǔn)的作用。

    第十條  要嚴(yán)格按照各項(xiàng)管理制度辦事，規(guī)范管理，確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和借閱方便。

    第十一條  要定期對(duì)檔案管理制度執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)糾正。

    第十二條  要制定獎(jiǎng)懲措施，對(duì)于在退耕還林工程檔案管理工作中做出突出成績(jī)的，應(yīng)予表?yè)P(yáng)；對(duì)于違反有關(guān)規(guī)定，造成工程檔案材料失真、損毀或丟失的，應(yīng)予以嚴(yán)肅處理。

第三章  檔案管理人員

    第十三條  要根據(jù)實(shí)際情況，配備能力強(qiáng)、素質(zhì)高的專(zhuān)（兼）職工程檔案管理人員，并保證檔案管理人員的相對(duì)穩(wěn)定。

    第十四條  檔案管理人員是工程建設(shè)的管理人員，依照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，其在職務(wù)晉升、職稱(chēng)評(píng)聘及其他待遇上享受與工程管理人員同等待遇。

    第十五條  檔案管理人員要經(jīng)過(guò)檔案管理和退耕還林業(yè)務(wù)知識(shí)考核，達(dá)到要求的方能上崗工作；要定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和責(zé)任心。

    第十六條  檔案管理人員要恪盡職守、任勞任怨，要嚴(yán)格按照檔案管理制度辦事，認(rèn)真做好工程文件材料的收集、整理、鑒定、保管和借閱等工作。

第四章  形成和整理

    第十七條  各級(jí)林業(yè)主管部門(mén)應(yīng)將工程文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作納入工程管理程序，列入有關(guān)部門(mén)和人員的職責(zé)范圍。

    第十八條 各級(jí)林業(yè)主管部門(mén)應(yīng)將工程檔案的建立與管理作為重要內(nèi)容納入工程實(shí)施的方案中，確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確與系統(tǒng)。

    第十九條  工程技術(shù)人員要隨時(shí)收集在工程實(shí)施過(guò)程中形成的工程文件材料，并按規(guī)定交由工程檔案管理人員進(jìn)行整理、保管和借閱。工程技術(shù)人員在工作調(diào)動(dòng)前，須將個(gè)人保存的文件材料悉數(shù)移交工程檔案管理人員，不得擅自帶離原單位或據(jù)為己有。

    第二十條  歸檔的工程文件材料要字跡工整、圖樣清晰、簽字手續(xù)完備。凡需歸檔的數(shù)據(jù)表格要填寫(xiě)完整，準(zhǔn)確無(wú)誤。對(duì)于作業(yè)設(shè)計(jì)、檢查驗(yàn)收和政策兌現(xiàn)等關(guān)鍵環(huán)節(jié)的檔案，要注明編制人、調(diào)查人、驗(yàn)收人、補(bǔ)助領(lǐng)取人、批準(zhǔn)人及時(shí)間等。

    第二十一條  對(duì)于錄音、錄像、照片、計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)介質(zhì)等非紙質(zhì)材料，應(yīng)按照存儲(chǔ)介質(zhì)的不同，進(jìn)行不同的加工處理。對(duì)于錄音、錄像和計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)介質(zhì)等材料，應(yīng)在每份介質(zhì)上配以相應(yīng)的目錄和說(shuō)明；對(duì)于照片和圖片，則應(yīng)配有簡(jiǎn)潔的文字說(shuō)明，用以標(biāo)明時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件。各介質(zhì)與相關(guān)材料之間，要建立關(guān)聯(lián)互見(jiàn)號(hào)。

第五章  歸  檔

    第二十二條  按照行政級(jí)別，省級(jí)、地（市級(jí)）、縣級(jí)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)級(jí)林業(yè)主管部門(mén)分別建檔。在同一行政級(jí)別內(nèi)，技術(shù)檔案、文書(shū)檔案、財(cái)會(huì)檔案等不同門(mén)類(lèi)自編檔號(hào)，各成體系。

    第二十三條  歸檔的內(nèi)容主要包括各類(lèi)文件、講話(huà)、方案、設(shè)計(jì)、標(biāo)準(zhǔn)、辦法、規(guī)定，形成的調(diào)查、檢查、證件發(fā)放、補(bǔ)助兌現(xiàn)、監(jiān)測(cè)、會(huì)議、培訓(xùn)、總結(jié)等材料，簽訂的合同書(shū)、責(zé)任書(shū)，相關(guān)的憑證、圖、表、卡、冊(cè)、聲、像資料等以及其他一些需要?dú)w檔的資料。

    第二十四條  歸檔門(mén)類(lèi)

    （一）技術(shù)檔案：年度計(jì)劃、實(shí)施方案、總體設(shè)計(jì)、作業(yè)設(shè)計(jì)、工程施工、檢查驗(yàn)收、政策兌現(xiàn)、后期管護(hù)等各環(huán)節(jié)所形成的報(bào)告、圖、表、卡、冊(cè)等原始材料。

    （二）文書(shū)檔案：各類(lèi)文件、合同協(xié)議、會(huì)議材料、培訓(xùn)材料、管理辦法、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工作總結(jié)、有關(guān)案件的處理材料及其他文字材料等。

    （三）財(cái)會(huì)檔案：會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算專(zhuān)業(yè)材料。

    第二十五條  歸檔時(shí)間

    （一）技術(shù)檔案：依據(jù)建設(shè)程序，按實(shí)施方案、作業(yè)設(shè)計(jì)、工程施工、檢查驗(yàn)收、政策兌現(xiàn)、后期管護(hù)等程序分階段歸檔。

    （二）文書(shū)檔案：依據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定，每年6月底前完成對(duì)上年度形成文件材料的歸檔工作。

    （三）財(cái)會(huì)檔案：依據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定，在有關(guān)材料形成后的第3年歸檔。

    第二十六條  退耕還林工程檔案分為永久、長(zhǎng)期、短期3種保管期限。其中，永久為50年以上（含50年），長(zhǎng)期為15年至50年（含15年），短期為15年以下。

第六章  保管與借閱

    第二十七條  退耕還林工程檔案可以設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)存放，也可以與其他林業(yè)檔案共用一個(gè)檔案庫(kù)，但要配備專(zhuān)門(mén)的檔案柜來(lái)單獨(dú)保管退耕還林工程檔案。

    第二十八條  檔案庫(kù)必須堅(jiān)固，必須裝備鐵門(mén)、鐵窗及其他防盜、防水、防潮、防霉、防蟲(chóng)、防鼠、防塵、防火、防太陽(yáng)光直射、防有害氣體等設(shè)施設(shè)備。

    第二十九條  保管檔案資料，必須確保分類(lèi)清楚、組卷合理、裝訂整齊、排列有序、規(guī)范美觀(guān)，且檢索目錄齊全。

    第三十條  應(yīng)定期檢查、清點(diǎn)庫(kù)藏檔案資料。發(fā)現(xiàn)檔案霉?fàn)€、褪變、破損或賬物不符時(shí)，必須及時(shí)追查、處理和修復(fù)。

    第三十一條  要嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱登記制度，認(rèn)真履行交接簽字手續(xù)，借出的檔案資料要限期歸還，并確保檔案資料整潔、完好無(wú)損。

第七章  附  則

    第三十二條  各省級(jí)林業(yè)主管部門(mén)可根據(jù)本辦法，結(jié)合本地區(qū)實(shí)際，制定實(shí)施細(xì)則。

    第三十三條  本辦法由國(guó)家林業(yè)局負(fù)責(zé)解釋。

    第三十四條  本辦法自2015年5月1日起施行，有效期到2020年12月31日。《退耕還林工程檔案管理辦法》（試行）